有給休暇管理のkintone化 〜ストックとフローの話〜
みなさんの会社では有給休暇の申請のフローや残日数の管理などはどうやっていますか？
当社では有給休暇関係の全てをkintoneで完結できるようになりました。
それまでのステップを書いていきます。
始まりは信じられないことから
私が入社した時、信じられませんが、
会社が有給休暇を認めていませんでした。（笑）
今時信じられないんですが、事実なんです。
社会保険の届出や割増賃金の計算、その他色々法律に関して無知な経営者と声を上げない従業員が作った企業風土はまぁ酷いものでした。
いろいろ苦労しましたが、5、6年の年月を費やして何とかして有給休暇を認めさせることができたのです。
kintone導入までの管理方法
そんな武勇伝はさておき、本題に戻ります。
運用開始ということで、管理方法を考えなくてはいけません。
申請は用紙を作って回すという古典的な方法ですね。
日数の管理をどうするかということですが、無難にエクセルで管理をすることにしました。
取得日数はマスタシートを作って基準日からの月数で引っ張ってくる、
取得日を入力していって日数をカウントするというシートを突貫工事で作りました。
こんなのも出てきました・・・(笑)
おびただしい数のチェックボックスがあり、チェックを入れるとカウントされる仕様です。
とりあえず日数を管理するだけならエクセルで問題なく運用できていました。
その後、時間単位での取得も可能になったことで、管理表も作り直す必要が出てきました。
入力用のシートを作成して管理表に呼び出すようにしています。
特に難しいことはしていませんが、時間と日数の計算が難しかった気がします。
ペーパーレス化とクラウド化する必要性
申請の電子化
新型コロナの影響で、在宅勤務をする従業員が増えてしまったため、
有給休暇の申請もペーパーレス化する必要が出てきました。
最初からkintone化するつもりではいましたが、製造現場社員のアカウントがなかったため、kintoneでの申請は事務所の限られた人数しかできないのではということになり、別の方法を考えました。
「LINEでやったらどうですか？」という人がいました。
当社はLINE WORKSを全員分アカウントを取っていたので、
確かに申請業務のペーパーレス化は可能になりますね。
「それええな、簡単で」と承認者も言っていました。
申請と承認をLINEでやれれば簡単でしょう、ただ大切なことが抜けています。
日数の管理が極めて困難になります。
もしもトークの通知を見落としたらどうするのか。
ストックとフローの概念が少しごっちゃになっているのでしょうね。
ストックしておくべきこと、フローで流しておくことの区別はとても大切だと思います。
管理表のクラウド化
管理表、残日数の管理をクラウド化し共有したいと思うようになったのは、
毎回自分の残数を確認しに来られるのが煩わしくなったことです。
これはkintoneで行えばすぐに解決することでした。
ただ欲を言えば、申請～承認～残数管理～次年度繰越をスムーズに、できれば自動でやりたいと思っていたんですよね・・・
つづく・・・
