入力作業の効率化を目指して 〜標準機能編〜
私がkintoneについての課題の一つとしていることに、「入力作業の効率化」があります。
kintoneではレコードを1件ずつ入力しなければならないため（一部プラグインを除く）、入力作業においては某ヒョウケイさんの方が早いと思っていて、「入力作業がヒョウケイさんの方がやりやすいから」という理由からkintone化できていない業務もあったりします。
そこで、どうすれば効率よく、正確に、早く入力できるかをいつも考えています。
標準機能での入力方法
取引先名、商品名などのベタ打ちはするべきでない、と考えます。
入力ミスが起こる原因になりますし、表記ゆれも起こります。
株式会社、（株）、(株)、㈱、㍿
「かぶしきがいしゃ」でもこれらはすべてデータとしては別物になるので、うまく集計することができなくなります。
また、これもあるあるですが、こんな罠も潜んでいます。
どれだけ気を付けて入力していても、手作業である以上ミスはどこかで必ず起こります。やはり未然に防ぐため、ベタ打ちは避けるべきでしょう。
そこで当社の入力作業では、ルックアップを多用しています。
取引先名、商品名等、「マスター」専用スペースに「マスターアプリ」を作成し、それぞれの顧客コードや商品コードでルックアップしています。
このやり方だとマスターに入力した名称が入力できるため、コードのうち間違えがない限りは入力ミスは起こりませんし、表記ゆれも発生しません。
ちなみに私は「参照先からデータが取得されました」のメッセージがあまり好きではないので非表示にしています。
テンキーで右手だけで仕事ができるという説明を利用者にします。
私もkintone以前、ヒョウケイさんの時代からずっとこのやり方でやっていたためこれが一般的だと思っていました。
ある日、入力担当者から言われたことをツイートしました。
「コードの入力が手間です」
伝票等に入力する際、皆様どうしてますか？
— きったん@元気があればなんでもできる (@KK80979809) 2022年2月25日
僕はだいたい取引先や商品のコードを入力してマスターから呼び出すんですけど、コードの入力が手間だと言われました。入力ミスや表記揺れを考慮してるんですけど、だめ？
候補を表示させて選択したいのかな？
コードの入力って手間だったのか
コードの入力が手間だとは個人的に考えたことはありませんでした。
色々聞いていくと、厳密に言うと「コードを探すのが手間」になるということらしい。
覚えてしまえば…とも思うのですがそれも個人差のある話なのでなんとも言えないところです。
候補を表示させる
ツイートのリプライで「候補を表示させる」というアドバイスを多くいただきました。
たしかに、入力画面に関連レコードとしてコードと名称を表示すれば探す手間はなくなります。
ただし、マスターが数百件単位で存在する場合、目的のコードが表示されるまで探す必要が出てくるような気がします。
（そもそも何をキーに関連レコードを表示させるのかという問題もありますが）
表示された関連レコードの上位5件10件以内には入っていてほしいと思うので、例えば「分類」などの絞り込み条件を設定する方法もあります。が、絞り込もうと条件を細かく設定しすぎて「分類が覚えられない」となってしまっては本末転倒です。
ドロップダウンやラジオボタンなどで選択という手もありますが、数十件数百件となるとそれも現実的ではなくなります。
標準機能のみで候補を表示するとなると、この辺りが限界というか落とし所なのかもしれません。
これ以上の効率化をしようとなると標準機能だけでは厳しいので、少しカスタマイズも考えてみようかな、と言ったところでしょうか。
つづく・・・
