kintoneを覚えてからExcelに帰ってもいいという話
2022/10/14に開催された
kintone Café 大阪 Vol.22〜ヒョウケイさんとkintone〜
私も5分のLTをさせていただきました。
その内容をnote用に再編集し、残しておきます。
※ これはあくまでも個人的な考えのもと書いた記事であります。特定の人物や事例に対して物申す訳ではございません。
一つのネタとしてご笑覧ください。
呪われたExcel問題
kintone界隈に生息しているとよく遭遇する、「呪われたExcel」問題。
重い・・・
開かない・・・
どれが最新版・・・？
その結果、天文学的な業務時間になり残業、残業…
それが、kintoneを導入しアプリ化したことで残業時間が大幅に減少されました！
ありがとうkintone！！！
もちろんこれはこれで素晴らしい話です。
それを否定するつもりはありません。
ですが、自称kintone界でも有数のExcel愛好家の私としては、いつもこう思うのです。
「呪われたExcel」そのものを解決したい！
今回はそのための考え方の一つをお話ししたいと思います。
kintoneでデータベースの練習をする
呪われたExcelを解決するために、「kintoneのようなExcelを使い方」をしてみましょう、というお話です。
こんなExcelの使い方をしていませんか？
例1 顧客管理の場合
結合されたセル、顧客ごとに分かれたシートやブック。
セル結合は置いておいたとして、シートやブックが多数存在すると、検索するにも一苦労しそうです。
例2 売上集計の場合
例えば見やすさを重視した集計表を作り、そこに集計した値を入れていき・・・
わかりやすいように間に小計する列を入れて。
店舗や年度など、ここでも複数に分けられたシートやブック。
これでは集計表を作って報告するまでに天文学的な時間がかかりそうです。
kintoneのデータの持ち方を見てみる
改めて説明をする必要はないと思うのですが、
kintoneではデータを一覧画面と詳細画面で見ることができます。
一覧画面では、1行1行がレコード単位になっており、左のアイコンクリックでレコードの詳細画面に遷移します。
詳細画面はアプリ作成時のフォームの形になっていて、そのまま入力、出力フォームとして使用します。（標準の出力機能についてはノーコメントですが）
フォームで設定した会社名、部署名などの項目は一覧画面で縦の列に並んでいきます。
この時、文字列フィールドを設定したら必ず「文字」、日付フィールド「日付」、数値フィールドは必ず「数値」と入力できる形式が決められています。
これはkintoneでは当たり前にできていることなんですが、データの持ち方としてExcelでも同じようにしましょう、ということなんです。
kintoneのようにExcelを使う
一覧画面と同じような、データを格納するマスターシートを作ります。
別シートに詳細画面のようなものを作り、入力フォームにしてマスターシートに追加できるようにする、またはマスターから一意のキーでデータを呼び出して印刷をする出力フォームとしての使い方をします。
これをインプット・マスタ・アウトプットのシート構成と呼んでいます。
一覧画面に相当するマスターシートが重要になります。
kintoneのように「数値は数値じゃないと、日付は日付じゃないとエラーを出す」というようなことは簡単にはできませんが、「この列は文字しか入力できないんだ」という法則を知っていれば運用ルールを設けたりすることもできます。
マスターのシートがしっかり構成されていると、売り上げなどは、SUMIFSなどの関数、ピポットテーブルやPowerQueryなどを用いると一瞬で集計することができます。
集計や分析などにかける時間はほとんどなくなりますね。
呪われたExcelを解決するための一つの方法として、Excelをデータベースとして正しく使う。
そのためにkintoneで簡単にデータベースに慣れてからExcelにそれを落とし込もう、というのが今回のお話でした。
まとめ
今回のCaféのテーマがヒョウケイさんとkintoneということで、私は以前からExcelとkintoneは共存していくべきだということを書いています。
kittan.hatenadiary.jp
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Excelとkintoneの特性を理解してしっかりと使い分けてこそ、お互いを活かし、業務の質を高めていけると思います。
そのためにもデータベースを理解することはとても大切です。
kintoneを使って脱エクセルを進めていくためにも、正しいエクセルの使い方を知ることはとても重要なことだと思っています。
最後までお読みいただきありがとうございました！
