きったんの、その一足が道となる

kintoneを使った業務改善の記録

DRAGON QUEST-ダイの大冒険-に学ぶkintone業務改善職の心得


DRAGON QUESTの生みの親である堀井雄二氏はこうおっしゃっています。

人生もロールプレイングだ

「ゲームも人生も 自分の役割を演じて、自分が主人公になって"人生という舞台"をどう楽しむのか 役割を演じるのか…人生もロールプレイング。自分が動かないと何も進まない。世界は止まったまま。」

これを読むと、いつも思うんです。
自分が動かないと何も進まない・・・?

業務改善もRPGじゃないか!・・・と。

パーティを組み、冒険しながら経験を積みレベルアップしていく。時には道具をそろえ、ダンジョンに入り、ボスと戦い「世界平和」をめざす。

私たちが会社の変革を目指して日々奮闘しているのと同じですよね。



そしてもうひとつ、

kintoneは魔法のツールではない。
定期的にこんな言葉をを目にします。
もちろんその通りで、kintoneを導入すれば何でもできるようになる、そんな魔法のツールではありません。

kintoneが業務改善にどう活かされていくかは、開発側の力量によって大きく左右されるのではないでしょうか。

業務改善という冒険を生き抜くパーティの中での私たちの役割とは、
ツールを使いこなす魔法使いであると言えます。

そんな魔法使いの皆さんのために、RPGを代表するドラゴンクエストを題材とした漫画、私が愛してやまないダイの大冒険から業務改善に立ち向かう心得を学んでいきたいと思います。


魔法使いってのはつねにパーティーで一番クールでなけりゃならねえんだ

ダイの大冒険13巻

これは私たち魔法使いの「師匠」である大魔道士マトリフの教えです。

例えばミスが発生したとき、改善がうまく進んでいかないとき、会議や雑談の中で順調じゃない時ほど感情的になりがちです。

そんな時でも私たちは常に冷静でいなければなりません。
感情に対して感情で向き合ってはいけません。
常に冷静で広い視野を持ち、問題の根本を追求し業務の流れを見定めて、パーティを正しい方向に導いていかなければなりませんね。

魔法使いの魔法ってのはな仲間を守るためのものなんだ

ダイの大冒険6巻

敵を攻撃することだけが魔法ではありません。
攻撃や防御の補助をしたり、移動を楽にしたりなどサポート面の魔法が数多くあります。

ツールに関する知識をしっかり持っておき、機能を最大限に活かすために知恵を絞って考える。
「ツール」という魔法も、業務改善をサポートするための手段の一つというわけです。
kintoneはkintone、理解して適切に使うことが魔法使いの役目、というわけです。

あたしたちの受け継いできたものが決して間違っていないことを証明するためにっ…!

ダイの大冒険24巻

パプニカ王国の王女レオナ姫。
若くして国を背負い、弱音を吐くことなく前に進み続けてきた彼女の正義の心から見習うポイントはたくさんありました。

うまくいかない時、賛同を得られない時、失敗した時、どうしても迷いが生じる時もあります。
そんな時こそ、業務改善によって得られる付加価値や進めていく手段など、自分たちがやってきたことを信じて、目標に向かって自分を貫くことはとても重要ですね。

時としては涙をはらって勝利のために邁進しなければならない

ダイの大冒険31巻

かつて世界を救ってくれた勇者アバン先生からも教えられることはたくさんあります。

業務改善は簡単ではありません。
だからこそ、時には厳しく仲間たちを鼓舞することも必要です。
「ちょっとぐらいいいじゃないか」と妥協してしまいそうになることもあります。
しかし、小さな妥協の積み重ねが大きな失敗に繋がることもあります。
しばしば嫌われ役になることもありますが、それも全て業務改善という大きな目標のために必要なことなのですね。

か…かならず…かならず みんなを助けてやるから安心しろ…!!

ダイの大冒険20巻

絶体絶命の状態で、瀕死のチウがそれでもなお仲間たちを気遣おうとする名シーンの一つです。
決して強くはない、特殊な力を持っているわけでもない。
それでも仲間のために奮い立たせる勇気と行動は、理想のリーダー像であるともいえます。

現場主体で改善を進めていくためには、リーダーの存在は大きいのかもしれません。
どんな時も諦めなければ活路が見出せるかもしれない、それを忘れてはいけませんね。

回復して万全の体制を整える事だって重要な使命のひとつ

ダイの大冒険23巻

業務改善は一過性のものではなく、継続して続けていくものです。
そのためにも疲れを癒し、リスタートを切ることもとても重要です。
心身共に健康はとても大切なのです。

また、敢えて立ち止まることでトラブルを予測し、トラブルが発生したときの対応方法を定めておくこともできます。
ただ前に進むことだけが正解とは限らないわけですね。

修行で得た力というのは他人のために使うものだと私は思います

ダイの大冒険3巻

私がアウトプットをする理由の一つにこれがあります。
長らく社内のために、自分のために色々な勉強をし続けてきました。
その知識や経験を言葉にして発信し続けることで、同じように悩んでいる方の気付きのきっかけになるかもしれない。

それだけではなく、発信するということそのものに意義があると思います。
自分が予想もしなかった反応や結果に結びつくことも数多くあります。
アウトプットしなければ得られなかったもの、そんなこともあるのです。

そんな想いや、新たな担い手を増やすためにも、これからもインプットとアウトプットを続けていくつもりです。

今のはメラゾーマでは無い…メラだ…

ダイの大冒険22巻

「敵」から学ぶこともあります。
ラスボスである大魔王バーン様に立ち向かった時、そのあまりの強さに絶望を感じた人もいると思います。その時バーン様が放った魔法がメラゾーマクラスの威力だったのですがバーン様はこう言いました。

今のはメラゾーマでは無い…メラだ…

「同じ呪文といえども使う者の魔法力の絶対量によってその威力は大きく異なる」
一般の魔法使いのメラゾーマよりも、大魔王バーン様のメラの方が威力が大きいということなのです。

これは私たちにも言えることです。
kintoneの威力(活かし方)を上げるには、個人の魔法力(kintone力)を上げなくてはいけません。
知識を深めたり、コミュニティで視野を広げて少しでもkintone力を上げていかなくてはいけませんね。

一つのことを学んだら、改めて体系的に継続的に学ぶことを繰り返し、ユーザーから「このメラゾーマ(アプリ)すごいですね!」と言われたとき、「いや、このアプリはメラだよ」と言えるぐらいのkintone力を持ちたいものですね。

知らなかったのか…?大魔王からは逃げられない…!

ダイの大冒険22巻

時には、改善プロジェクトから外れたいとき、もう逃げ出してしまいたいときもあります。
そんな時、この言葉を思い出してください。

知らなかったのか…?業務改善からは逃げられない…!

だから今日も私たちは業務改善に立ち向かうのです…!!!



・・・おしまい。

「退職願」と「退職届」

従業員が自分の意思で退職するとき、作成する書類が退職願と退職届です。

それぞれ似たものですが役割が違うものなので覚えておいた方がいいかもしれません。

退職願と退職届

退職願

退職願とは、「退職の意思を上司や会社に願い出る」ための書類です。
簡単に言うと「会社を辞めたいのですが」と伝える時に提出する書類で、必ずしも書面で提出する必要はなく、口頭で申し出ることも可能です。

しかし、明文化して提出することで退職の意思の強さを示したり、退職の意思を伝えた証しになり、ありがちな「いや聞いてへんけど」を防ぐこともできます。

退職届

退職届とは、退職が確定した後、「会社に対して退職を届け出る」ための書類です。

退職日を明記して提出するため、基本的には撤回することができません。
会社側も雇用保険の資格喪失届、離職証明書に添付する書類です。

辞表

辞表は役職者がその役職を辞する時、公務員が退職する時に提出します。
一般の会社員は辞表を使いません。


退職届を出してもらうために…

さて、本題です。

前に「従業員の入社」に関する記事を書きました。
要約すると「明日から新入社員が来るといきなり言われて(なんで前もって言ってくれへんねん!と言いたいところをグッと堪えて)焦らずに手続きを進められるように進捗リストを作った」という記事です。

kittan.hatenadiary.jp

まさかとは思いますが今回、「今月15日であいつ辞めるから」と13日に言われた事です。

知らなかった私もいけないのですが、もう当人は有給休暇の消化に入っており出社することもないとのことです。(最後の挨拶もなかった🤣)

「退職手続進捗確認アプリ」ももちろん作成しているので手続きに焦ることはありませんが、もう出社しないとなると、返却物や提出書類が…となるわけです。
そうなると当然こういう思考になります。

退職届は手書きじゃないといけないのか?

色々調べてみるとやはり必ずしも手書きである必要はないことがわかりました。
そればかりか退職の意思表示は口頭でも問題なく、そもそも退職届・退職願は法律上は提出する義務はない書類だと書いてありました。

とは言え先述の通り言った言ってないなどのトラブルを防ぐため、従業員が退職の意思表示をし、会社が合意したことを書面で残しておいた方がいいため、退職届は提出した方がいい、ということだと思います。


迷わず電子化しようと

手書きで作成する必要がないと分かれば、迷わず電子化しましょう。

kintoneに退職届作成アプリを作りました。
退職日、退職理由などを配置した簡単なものです。

退職届作成アプリ

今回退職する社員はkintoneアカウントがないため、フォームブリッジで退職届入力用フォームを作成しました。
これも何も考えずそのまま配置しています。

退職届入力フォーム

このフォームのURLを本人に送信し、アプリに登録してもらいました。

そして最後にプリントクリエイターで帳票出力し、退職届作成完了となりました。

退職届

最後に

今回はなんの捻りもないシンプルな業務のkintone化でした。
まさに、「誰でも簡単に業務アプリが作れる」kintoneの真髄のようなアプリを作りました。

しかもフォームブリッジとプリントクリエイターを使い、ノーコードで入力と出力までサポートまでできるというお手本のような使い方です。

ですが本当の課題は社会保険手続きそのものを早く電子申請にしないといけないのです…。
早くやらねば。

就労証明書の電子化を目指して

人事・労務担当者の業務の一つに、就労証明書の作成があります。

この業務にモヤモヤしている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

就労証明書とは

就労証明書とは、「就労(働いていること)の事実」を証明する書類です。 市区町村に対して、認可保育所等に入所を申請する際に提出する添付書類です。


自治体によってフォーマットも違うし、毎回毎回同じようなことを手書きするのはとても面倒・・・と感じている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今はマイナポータルに「就労証明書作成コーナー」というものがあり、画面に入力して出力できるサービスがあります。

app.oss.myna.go.jp

手入力して出力できるようになっただけでも手書きよりはありがたいと言えばありがたいのですが、対象外の自治体もあり、見事に私が作成すべき自治体はできませんでした。
(なんでやねん)

「早く電子化してほしい」書きながら何度も思いました。
自治体に一度問い合わせたこともあるのですが、以下の回答でした。

市ホームページからExcel版をダウンロードいただけます。(同ページ内には記載要領及び記入例も公開しておりますので、作成時にご参照ください。)
ダウンロードいただいたExcel版により証明内容を入力いただき、証明希望者へ発行いただくことも可能となっております。(手書きによる証明書である必要はありません。)
 また、証明印が廃止になったため、次の①②どちらの手順であっても証明書の発行が可能となっております。
①事業所が証明書を作成→事業所が印刷→証明希望者へ配付→大阪市へ提出
②事業所が証明書を作成→証明希望者へデータ配付→証明希望者が印刷→大阪市へ提出

Excelから印刷して提出・・・それは電子化とは言えないですよね・・・
例えばWebフォームなどから入力できたり、データだけでやりとりができるようになればいいのにと思う今日この頃です。


今できる最善を考える

できないことを嘆いていても仕方がないので、とりあえずは今できる最善を考えたいと思います。

まず手書きである必要はないと言い切ってもらっているので、何かに入力してから印刷して提出というのが最低限の手段になりますね。
ホームページからExcelをダウンロードできますが、このエクセルが使いづらかった・・・!
これを毎年使いたいとは思わなかったのが正直なところです。

そしてもう一つ、入力するほとんどの情報(労働条件など)はほぼ変わることがないということです。

kintone化してみる

というわけでkintoneにアプリを作り、データをストックしていくことにしました。

入力データをもとにプリントクリエイターなどで帳票出力できればとても作業の効率化はできそうです。

次の年には給与部分など都度入力が必要なもの以外はコピーできるようにアプリアクションを設定すれば作成の手間は格段に減りそうですね。

※ただし、自治体によってフォーマットが違うのでその数だけ設定するのか・・・という話になってきます。
当社は人数が少ないので数パターン設定すればいいだけなのでそこまで手間ではないのですが。

作成したアプリの全貌がコチラです。

最後に

このことについてツイートしたところ、フォロワーさんからニュースを教えていただきました。
2024年度申請分から就労証明書をデジタル化するとのことです。

https://news.yahoo.co.jp/articles/f8771797714e31de5a2d47786eb235efca6ce682

政府は2022年12月13日、保育園等を利用する際に必要となる就労証明書のデジタル化を進める考えを表明した。2024年度(令和6年度)申請分から、マイナポータルを通じたオンライン申請ができるようシステムを整備する。将来的には、予防接種や健診等のオンライン化も目指していく。

どんな形でできるようになるかはわかりませんが、少しづつ国も変わりつつあるようです。
保護者や実務担当者が楽になるように、期待しています!!!

柔軟な働き方が実現したからこそ発生した問題と解決法(?)

新型コロナウイルスが世界に蔓延し、もう数年が経とうとしています。
いつまで続くのかわからないこの現状から早く抜け出したいものです。

しかし少し視点を変えてみると、
業務改善やDXを目指すわれわれにとってはこの「コロナウイルス」というものが大きな分岐点になったことは間違いありません。

当社でもコロナをきっかけに在宅勤務制度の導入が実現し、今では在宅勤務と出社を自由に選べるハイブリットな勤務形態が当たり前になり、
そればかりか私でいうと、出勤時には娘の保育所への送迎に合わせて時間を調整し、不足分は在宅で賄うということも許されています。(許されていないけど言ってこないだけかもしれませんが)

まさに柔軟な働き方が実現した当社なのですが、それゆえに問題も発生してしまいました。
と言っても完全に私だけに発生している問題なのですが。

当社では出退勤の打刻をHRMOS勤怠で行っており、出勤時は専用のPCにICカードで、在宅時はスマートフォンから打刻を行うことにしています。

hrmos.co

私の出勤時はいつも終業前に会社を出て娘を迎えに行くなどしてから帰宅し、残りの時間を家で仕事をしてから終える形になるのですが、なんだかんだしていると退勤の打刻を忘れてしまいます。

もともと残業を禁止されているので何時に打刻しようと残業にならないようにしているのですが、打刻忘れはあまりよろしくないので対応策を考えなければならないところでした。

「Yoom」を使っちゃう

YoomがHRMOS勤怠と連携していることを先日知りました。
マイアプリに登録し、フローを組んでみます。(マイアプリへの登録は割愛します)

実行するオペレーションからHRMOS勤怠を選んで、アクションを見てみると、



  • 新規ユーザーを登録
  • ユーザー情報を更新
  • 打刻を登録
  • 特定のユーザーの打刻情報を取得

この4つのアクションがあります。
新規ユーザーの登録が行えるということはつまり、「新入社員が入ったとき、kintoneの従業員アプリに社員情報をレコード登録したらHRMOS勤怠のユーザー登録を自動で行える」といったことも可能になりますね!



さて本題に戻ります。
「特定のユーザーの打刻情報を取得」と、
「打刻を登録」
というアクションに注目しました。

ここでふと思いついたのが、「定時になっても退勤が押されていなければ通知を出すリマインダーとして使えるのではないか」ということ。
そしてさらにそのまま退勤の時刻登録までできるのではないかと。

もちろん忘れないようにする習慣をつけることが大切なのですが、
業務の抜け漏れを防ぐためにシステムを使うことはほかの業務でもあることなので、打刻忘れの通知のためにシステムを使うことは間違いではないと思いました。


フローを組んでみる

まずはアプリの連携オペレーションから「特定のユーザーの打刻情報を取得」を選び、当日の打刻情報を取得してみます。


テストしてみるとちゃんと取得できました。
打刻区分の値「1」が出勤です。

Yoomのフローで打刻情報を取得したとき、もし退勤にも時刻が登録されていると、退勤区分1の値が「2」の退勤になるので、打刻区分1の値が「1」になっているときは退勤に時刻が登録されていないということになります。

これを利用して分岐のオペレーションを使い、退勤が打刻されていなかったら退勤を打刻するというオペレーションを作ります。


テスト実行してみると、ちゃんと現在の時間の打刻ができました。

そして「確認なしで自動的に実行する」のチェックを外すことで、実行前にメールやSlackに通知を飛ばし、実行の可否を選ぶことができます。

フローを「平日の定時の時刻になったら」をトリガーに設定、
自分の打刻情報を取得して「退勤の時刻」が空白ならば
「退勤」に打刻を登録するか?という通知を出し、
実行ボタンを押すことで退勤時刻が登録される。

というフローを組みました。

休日や既に退勤を打刻している場合はフローが打刻のアクションを起こさずに終了することになります。

最後に

というわけで、在宅勤務で家事や育児をしていたら退勤の打刻を忘れてしまったということが多かったので、「打刻を忘れているよ」と通知を出すリマインダーとして、そしてさらについでに打刻もそのままできてしまうということをYoomを使ってやってみました。

ただし注意点として、この方法を使うと、
遅刻しそうになった時、「定時に出勤の打刻が登録されていない場合に出勤の打刻を登録する」といった不正が簡単にできてしまうことになります。

なので不正のヒントになる可能性があるnoteを公開するか迷ったのですが、
スマホやPCなどのいつもと違う環境(Yoom)から打刻を行った場合、管理者には「それ」がわかります。
なので普段と違う環境で打刻をしていることがわかる人にはわかるのです。
どんなツールや制度も、使い方次第で良くも悪くもどうにでもなってしまいます。
個人の主体性や意識、責任でどう業務に取り組むか、会社がどのように管理、運用するか、常に考えていかなくてはいけないテーマだなと考えさせられました。



最後にもう一つ、会社や自宅など、場所を選ばず仕事ができる環境と社会になってきたことはいいことなので、もう一歩進んで、1日8時間や何時から何時までといった、時間にとらわれないさらに柔軟な働き方ができる社会になっていってほしいものだと思っています。

kintoneでカレンダーテーブルを作りたい

kintoneで色々処理をしていると、やはりカレンダーテーブルが必要だと思うことがありまして。
特別にカレンダー用アプリを作成することなくカレンダーテーブルを作成する方法を考えてみました。

※これはkintoneに関する記事ですが、本来のカレンダーテーブルの「テーブル」とkintoneの「テーブル」とは違う概念です。

カレンダーテーブルとは

「正しい」カレンダーテーブル

カレンダーテーブルを簡単に説明すると、連続した日付の列があり年月や会計年度などの階層を持ったテーブルのこと、だそうです。

マイクロソフト公式Docsに「正しいカレンダーテーブル」ということについての記述があります。

・"日付列"と呼ばれる日付データ型の列がある
・日付列には一意の値が含まれる
・日付列に空白を含めない
・日付列に欠落した日付がない
・日付列は年間全体にわたっている

簡単に書きましたがこの要件を満たしたものが「正しいカレンダーテーブル」と呼ばれるようです。

ですが今回私が必要としているのは任意の期間であって年間全体ではないため、正しいものではなく「なんちゃってカレンダーテーブル」になってしまうのですが、そこは大目に見ていただきたいです(笑)


カレンダーテーブルが必要になった理由

例えばkintoneで勤怠管理をしていて、打刻データから出勤簿を作成しようとすると、当然打刻していない日のデータは出てきません。

打刻データアプリ
出勤簿アプリ

やはりこういう管理をする場合には、締め期間内の一か月分の日付を表示させたい。

そんなことでカレンダーテーブルの必要性を感じた、というわけです。


kintoneでできるのか

もともとkrewDataで打刻データから出勤簿にしていたので、
別のフローでカレンダーテーブルを作成して最終的にフローを結合すれば完全なものができるのでは、とぼんやり考えていました。

・・・と思っていたのですが

Power BIやPower Queryだとカレンダーを作成する関数がありますが、それ以外の何かプログラミングでカレンダーを作成しようと思うと、日数分ループ処理をして作成のが一般的(?)なのかなと思います。
(正式な方法があるのに知らないだけならすいません)

ですが、krewDataではループ処理ができません。
変数やループのコマンドがないのでループ処理ができませんでした。

krewDataではカレンダーを作成できないのか・・・
早速出鼻を挫かれることになってしまいました。

・・・と思っていた矢先

やはり無理なのかなと思いながら娘の寝かしつけをしていた時、アイデアが降りてきたのです。


あるExcel関数とあるkrewDataのコマンドを使うと擬似的なループ処理ができるのではないかと思い早速試してみました。


というわけでやってみます

①出勤簿作成とは別ルートで「年月度」フィールドだけ選択

②「2023年01月」から給与計算期間の開始日と終了日をデータ編集コマンドから算出

③ここからが「擬似ループ処理フロー」

連続した日付分のレコードを作成するのであればこれだけのコマンドで可能でした!

④曜日のフィールドも追加して、カレンダーの作成が完了

⑤出勤簿を作成するフローと結合し、完全な出勤簿の作成が完了

まとめ

というわけで、krewDataでのループ処理を試してみました。

具体的な方法は出し惜しみして申し訳ありませんが、全く難しいものではありませんので興味のある方は是非お試しください。

これ以外にまだ用途は思いついていませんが、上手く応用すればまた一つ便利なことができるかもしれません。

やはりkrewData、ネ申ですな!

関西キントーークに参加して

2/17(金)にサイボウズ大阪オフィスで『関西キントーーク』が開催されました。
私は今回で3回目の参加となりました。

関西キントーークとは

「関西キントーーク」は、関西のキントーンユーザーがみんなで集まってキントーン活用のヒントを得るためのイベントです!

page.cybozu.co.jp

イベント内容は、

  • 第1部 先輩の話を聞く

実際にキントーンを導入した先輩の実践現場での工夫や苦労・考え方を聞き、参考になる部分を探してみましょう

  • 第2部 仲間と話す

自分と同じ立場・目線で活動している他のユーザーとディスカッションし、新しいアイデアを発見しましょう

  • 第3部 交流する

せっかく出会えたキントーン仲間!気軽に情報交換し、繋がりを作りましょう


今回の関西キントーーク

第1部 先輩の話を聞く

「先輩の話を聞く」でお話しされていたのは、株式会社 あい・グループの前田 景子さん。

kintone活用に向けて立ちはだかった、知識の壁、技術の壁、言葉の壁、管理の壁などいくつかの課題と、それらの解決方法をお話しいただきました。

最後に「壁があるから頑張れる」というポジティブメッセージもありました。
その通りですよね。やはり前向き思考を受け取ると気持ちがいいです。

第2部 仲間と話す

仲間と話す、は、1テーブル4~6人程度に分かれてグループトークを行います。

前半のグループトークは、自身の状況をkintoneSIGNPOSTのステップで表し、STEPごとにテーブルに分かれて話をします。

私は自社の製造部門のkintone化に向け現場の人たちにまずは目的設定から意識してもらいたいという理由からSTEP1のテーブルにつきました。
STEP1というだけあって、導入したての方や導入から1年半たっているけどアプリ3つしかないといった方などまだまだkintoneを活用しきれていない方たちばかりでした。

「一人で何をどうしたらいいかもわからない」という議題になったので、
kintoneSIGNPOST「1-12先駆者の話」「2-13プロの伴走」を中心にお話をしました。

後半は席替えをし、新たなグループに分かれます。
「自慢のアプリ」というテーマで話を聞いてみると、ライトコースユーザーの方がQRコードをうまく使って現場での入力がしやすくなるよう工夫されている話を聞いて、改めて基本機能で工夫することの大切さを思い知りました。

第3部 懇親会

懇親会には参加しませんでした。


今回のまとめ

今回も楽しい時間を過ごさせていただきました。
やはりユーザー同士のキントークは時間が一瞬で溶けてしまいます。
特に今回は初心者さんとお話をしたので、短い時間で少しでも参考になる話ができただろうかと思い返しているところです。

3回目の参加で感じたことは、前回もそうだったのですが参加者の中でkintoneSIGNPOSTを知っている人というのが約半数。(そのほとんどがいわゆる「常連組」)
全くの初心者がkintoneSIGNPOSTを読んだらkintoneを活用できるようになる、というわけでは決してないとは思いますが、それでももっともっと広まってってほしいなと思います。

また、全員と話せたわけではないのですが常連組以外の方で複数回関西キントーークに参加している方は少ないのではないかと感じました。
そういった方の多くはTwitterやキンコミやkintone Caféなどのコミュニティの存在を知らず、やはり社内でも一人で悩んでいる方が多いのではないかと思います。
一人管理者の方には是非とも色々なコミュニティに参加していってもらいたい。
新規参加が多いイベントなら尚更、関西キントーークをきっかけにして他のコミュニティへ参加できるように、色々なコミュニティの紹介にもう少し時間をとってもいいのかなと思いました。

こんなことやってもいいかも

Twitterフォロー祭り
・ブログやnoteのアウトプット(コミュニティ案内板)紹介
・ユーザー側からのkintone Caféなどの紹介

初心者や一人管理者にとって、「近隣に同じ悩みを持った仲間がおるんや」と知ってもらえるのが大切だと思うので、これからも関西キントーークには参加していかないとな、と思った次第です。

kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ~Yoom編 テーブルの行数で分岐~

kintoneとPCAクラウドを連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。

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前回のYoom編では、kintoneの売上伝票入力アプリにレコードが登録されたことをトリガーにしてPCAクラウド商魂の売上伝票に登録するというフローを作りました。

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しかし前回は、元のアプリの売上明細テーブルの行数が3行であることが前提でフローを組んでいました。
実務では明細行が1行だったり2行だったり10行以上だったり毎回変わるわけです。
ですのでそれに対応するフローを組んでいく必要があります。

今回はその方法を考えていきます。

  • 行数の取得方法
  • 行数による分岐
  • まとめ

行数の取得方法


まず行数を計算する方法を考えます。
色々方法はあると思いますが、今回はkintone内でしかも標準機能だけでできる方法で行数を計算します。

売上伝票入力アプリの明細テーブルに数値フィールドで「行」を追加し、初期値に1を設定します。


次に計算フィールドを追加し、テーブルの行フィールドを合計するSUM関数を設定するだけです。


これで明細テーブルの行数が計算できるようになります。
もしこのフィールドが邪魔になったり気になったりする場合はプラグインやカスタマイズを使用してフィールドを非表示にするなどすればいいと思います。

行数による分岐


ベースは前回と同じフローを使いますが、kintoneのレコード情報を取得するオペレーションに「行数」フィールドをアウトプットに追加しておきます。

データ領域の選択のオペレーションの後、「データ領域の選択」の後に「進行先を切り替える」のオペレーションを入れます。
アウトプットに登録した「行数」の値によってフローの進行先を切り替えます。


取得した行数が1なら1行分、2なら2行分、3なら3行分・・・・
設定するYoom側の明細項目を増やしていきます。

明細行2行のレコードを試してみます。





行数2で進行先が切り替えられ、2行の売上伝票が作成できました!


まとめ


今回Yoomさんのチャットサポートに問い合わせながらフローを作成しました。
kintoneのテーブルはなかなかややこしいとおっしゃっていました。
それはkintone界隈でもよく話題になることなので、アプリ作成時、データをテーブルにするときは注意が必要ですね。

さて、今回のポイントはテーブルの行数で分岐させることですが、
上記では4までしか設定していません。
もちろん5行以上の明細になる場合もあるでしょうし、当社でも20行の明細が出る取引があります。

その場合は対応しやすい運用ルールを設けてみるのも手段の一つだと思います。

  • 20行まで対応できるようフローを設定する
  • 明細の最大行を決め明細を分ける
  • 一定の行数以上は手入力にする

例えば「明細行が5行よりも多い場合は手入力で対応する」という運用ルールを設けた場合、レコード情報を取得後に分岐のオペレーションを追加し、
「行数が5より大きければ担当者に手入力対応」という依頼をする設定ができます。
Yoomであれば、SlackやLINE、LINE WORKSなどにも通知を出すことができるので、運用や環境に応じてアラートの設定もできそうです。

以上で今回の設定は完了です。
行数の設定がすべて手作業になってしまうので、例えばオペレーションを複製したり、ドラッグ&ドロップでオペレーションを移動できるようになれば設定が楽になるなと思いました。



とにかく、Yoomを使うことによってkintoneとPCAクラウドの自動連携が可能になるのは実務担当者にとって非常に大きなポイントです。

続きを読む

kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ~Yoom編 売上伝票の自動連携~

kintoneとPCAクラウドを連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。

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前回のYoom編では、kintoneのマスターアプリにレコードが登録されたことをトリガーにしてPCAクラウド商魂のマスターに登録するというフローを作りました。

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今回は売上伝票をkintoneからPCAクラウドに登録するフローを考えてみます。

Yoomのフローの作成

今回はこの売上伝票入力アプリからPCAクラウドに登録します。


kintoneからレコード情報を取得

レコード情報を取得し、各フィールドをアウトプットに登録していきます。



通常のフィールドは問題ないのですが、売上明細はkintoneアプリではテーブルになっており、このテーブルで複数行の明細になっているときは工夫が必要です。

まずアウトプットの入力形式を「リスト」で登録し、次のオペレーションでオペレーションタイプの選択からデータを操作・置換するを選び、「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」で売上明細テーブルの各フィールドをリストから個々のレコードに分割します。





これを各フィールド分行います。



もう一点、注意が必要なのが日付の形式です。
kintoneでの日付の形式は「yyyy-mm-dd」なのですが、PCAクラウドへの登録は「yyyymmdd」である必要があります。
そこで、データを操作・置換するのオペレーションから「日付形式の変更」を選択し、形式を「yyyymmdd」にします。



PCAクラウド商魂への登録フロー

前回のYoom編でも書いたように、YoomでPCAクラウドを扱うためには、
まず「領域の選択」をし、処理後「PCAクラウドからログアウト」を必ず入れます。
その間に「売上伝票を登録」のオペレーションを入れます。



PCAクラウドの売上伝票のフィールドに、kintoneから取得したフィールドを割り当てていきます。



テーブルのデータですが、リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割をしたことにより、リストで取得したデータが3行に分割されています。




まず1行目の各フィールドを割り当てた後、「データを追加する」で登録する行を増やします。



今回のkintoneデータは3行なので、3行までデータを追加すれば完了です。

2行目
2行目
3行目
3行目


フローを実行すると、PCAクラウドの売上伝票に登録されました!
レコードの登録をトリガーにすることでこちらもkintoneとPCAクラウドの自動連携が実現できました。



今回のまとめ

kintoneのテーブルを扱うのが少し癖がありますが何とか売上伝票の連携が可能になりました。

この要領で、例えばkintoneのアカウントはあるけどPCAクラウドのアカウントがない営業部門が、受注データをkintoneに入力することでPCAクラウドと連携し、その後経理部門がPCAクラウドで売り上げの処理をするといった業務の流れも作ることができそうです。

大きな課題

フローを作成しているとき、大きな課題がありました。

今回は「売上明細テーブルが3行」という前提でフローを組んだため、PCAクラウドへの登録オペレーションでも明細項目を3行分設定しました。

しかし実務では明細は1行だったり2行だったり10行を超えることもあります。
Yoomでのフローもkintoneのテーブルの行数によって設定する行数を変えなければなりません。

次回、テーブルの行数によってフローの設定を変える方法を考えていきます。

マインドマップを作るのが苦手、な話

先日ふと思ったことを書き出してみました。

マインドマップとは


自由な思考、アイデアや情報の流れを、中心となる概念から分岐させる形で描写した図、
と書いてあります。


複雑な情報を頭の中で整理して、体系的に並べ変える。
それを図にしたものがマインドマップですよね、たぶん。

自分のアイデアや考えだけでなく例えば打ち合わせや会議などでも内容をマインドマップできれいにうまくまとめられる方がいます。

正直めちゃくちゃ見やすくて、シンプルに言葉が体系的に並んでいるのでとても分かりやすいんです。

こんな風に頭の中の情報や考えをシンプルにまとめられたら・・・

と思って何度か試みたことはあるのですが、なぜかうまくできません。
マインドマップに限らず、色々なツールや形で考えをまとめようとしてもなぜが自分で納得いくようなものができず、結局続かないことがよくありました。


A4メモ書き

そんな時、エン・ジャパンの高橋淳也さんの記事で紹介されていた、「マッキンゼーロジカルシンキング」という本を読んでみました。


note.com
amzn.to



この本の中で、「A4メモ書き」というものについて書かれていました。

A4メモ書きとは
A4用紙を横置きにし、左上に浮かんだテーマを、右上に日付を、本文は4〜6行、それぞれ15〜20字前後で書くだけです。
ここまでは普通のメモとあまり変わりませんが、頑張って1ページ1分で書くこと、毎日10〜20ページ、頭に浮かんだときに書くことがポイントです。

テーマとしてまとめたいことを、そしてそこから派生することを箇条書きにいくつか書いていけばいい。

これを見たときに何となく直感的に「なんかできそう」と思ったんです。
ただ何となく。
1日10~20ページも書くこともありませんし、A4である必要も、紙に書く必要もありません。カテゴリーなどを付けてデータベース化しておけば後から検索や集約もしやすいでしょう。



もちろんマインドマップなどを否定しているわけではありません。

ただ何となくこっちの方が「自分に合ってる」と感じました。


で、結局何が言いたいのか


人間には「認知特性」というものがあるそうです。

認知特性とは
人間の五感を使ってどの分野が認知しやすいかどうかの個々人の特性のこと

そして基本的には、視覚・言語・聴覚の3つのタイプに分類されている、と書かれています。

・視覚:目で見て情報処理するのが得意
・言語:文字を読んで情報処理するのが得意
・聴覚:耳で聞いて情報処理するのが得意

これを知ってどうなるかというと、
誰しもそれぞれの能力は持っていますが、分野の優位性が個人個人で違うため、特性を理解しておくと仕事や日常生活で活かせる部分が見えてくる、
ということのようです。

自分に当てはめて考えてみると、
例えばテレビやラジオで音楽を聴いているとき、流れる映像や音だけよりも、歌詞カードなどを見ながら音楽を聴いている方が頭に入ってきやすいと昔から感じていました。

つまり私は「言語優位」の特性があるということがわかりました。
それでもまだ少し足りないことがあったので調べていると、言語優位の中でも2つのパターンがあると書いてありました。
ファンタジータイプと辞書タイプです。

ファンタジータイプ
本を読むとその場面をすぐ想像でき、見たことを言葉で表現できる人です。映像を言語化するだけでなく、言葉を映像化するのも得意です。
辞書タイプ
「言葉を見る」のが得意な人です。覚えたいことなどを文字にしたり図式化したりして紙に書き、視覚情報に変換して理解したり記憶したりします。

この辺りでようやく自分を納得させることができました。

目や耳から得た情報を辞書タイプの人はマインドマップのように図式化して理解している、
またファンタジータイプは文章で頭に入っていくということだと解釈しました。

そして最終的に、情報を文章で捉えてインプットしている私は間違いなくファンタジータイプだから、
その情報をマインドマップであらわすことが苦手だったのか、A4メモ書きの方がしっくりきてたのかな、
という結論に至りました。



人それぞれ色々あって面白いな、自分も含め頭の中では情報をどのように処理してどのように保存しているのか頭を開けて見てみたいなと、
先日のkintoneスイーツ男子会で考えていました。

パフェを食べながら。

適格請求書発行事業者かどうかを自動で確認する方法

2022年10月から始まるインボイス制度において、われわれ実務担当者がしなければならないことの一つに「適格請求書発行事業者登録番号の収集」があります。

自社の登録番号の通知と相手の登録番号の提示を依頼するためFAXや紙の郵送が多い中、kintoneとフォームブリッジを使って電子化を試みる記事を書きました。

kittan.hatenadiary.jp

そして我々がやるべきこととして、登録番号を収集して終わりではなく、取引先が正規に登録された適格請求書発行事業者か、また登録番号が失効していないかということを確認する必要があります。

登録情報の確認方法


取引先が登録事業者かどうかを調べるには、国税庁が公開しているこちらの「適格請求書発行事業者公表サイト」で番号を入力して行うか、公開されているAPIで自身でデータを取得するか、という方法があります。
www.invoice-kohyo.nta.go.jp

このサイトでは、適格請求書発行事業者の登録を受けている事業者の情報を公表しています。

番号を入力して検索してみると、登録情報が出てきました。

驚きのツイート


前回の記事を公開した日、驚きのツイートがありました。



な、な、なんと「Yoom」が「適格請求書発行事業者公表システム」と連携したというツイートでした。

早速試してみました。

まずはマイアプリの登録から。
アカウント名は任意、アクセストークンは「yoom」と入力するだけ。

フローを組んでみます。
アプリと連携するのオペレーションから適格請求書発行事業者公表システムを選び、実行アクションで自社の登録番号を入れてテストしてみると、リクエストに成功と出ました。


こんなに簡単に登録情報が取得できるとは驚きです!


まとめ


kintoneで登録番号の収集をしたはいいものの、どうやって確認作業をしようかと考えていたところにYoomの新連携でした。

Yoomを使う利点は、「kintoneにレコードが登録されたとき(フォームブリッジなどのWebフォームからでも可)」をトリガーにしてフローを実行できるところです。

kintoneにレコードを登録

レコードの登録番号フィールドの値を取得

取得した登録番号で適格請求書発行事業者公表サイトから情報取得

取得した情報をkintoneアプリに入力

シンプルにやるならばこれでも十分に価値がありますね!

私は取得した情報をもともとあった「取引先マスタアプリ」に追加するフローにしてみました。

幾度となく感じていますがYoomはすごい・・・
これからもどんどん色々なことができていくのでしょうね。

あのときYoomから感じた可能性は間違いではなかったようです…
kittan.hatenadiary.jp

kintone×製造業コミュニティ第1回ワイガヤ会にて


第1回ワイガヤ会

最強寒波によって全国が雪に覆われた2023年1月25日、kintone×製造業コミュニティ第1回ワイガヤ会が開催されました。

kintone-seizougyou.connpass.com

25名の方に申し込みいただき、ワイワイガヤガヤすることができました。
ご参加いただきありがとうございました。

第1回はこのようなスケジュールで行われました。


あらかじめ用意していたお題をもって各5~6名ほどのブレイクアウトルームに分かれ、テーマを決めて話し合い、その後大部屋に戻って各部屋でどんなテーマでどんな話をしたかを報告しあうといった流れになりました。

各部屋で出た話題をまとめていただきました。

この話題の中で参加者の方が興味のあるものについてハートマークを付けてもらいました。

生産工程スケジュールについての話題と、現場での入力はスマホを使いたいけどスマホのアプリは入力しづらいという話題に注目が集まっています。

当社でも生産スケジュールや製品の品質試験スケジュールの管理のkintone化に取り組もうとしているので、この話題についてさらに深堀して聞いたみたいと思いましたし、使いやすいスマホアプリの作り方もkintone導入当初から悩んでいたことなので、話を聞きながら首がもげるほど頷いていました。

やはり多くの製造業の方が同じような悩みや「あるある」を持っているんだなと感じました。そしてそれを共有し、共感できることがとても気持ちのいいことだと思いました。

ただ、製造業と括りはしたものの、製造業の中でも製造部門に直接関わる方だけでなく情シスや総務経理などいろいろな立場の方が参加しており、色々なテーマが出てきてよかった反面、ある一つのテーマを決めてそのテーマについてとことん深堀して話し込んでいきたいという意見もいただきました。

確かにその方がよりノウハウや課題の共有ができると思いますし、次回以降に繋げていきたいと思います。


このkintone×製造業コミュニティが目指すところ


kintone×製造業コミュニティは誰にでも安心して参加いただくため、行動規範などを定めています。



・前向きかつ積極的な姿勢・態度で会に参加する
・可能な範囲で提供できるノウハウや体験・知識の提供を行う
・互いに尊重し思いやりを持った発言をする

自社の環境や業務を改善するために、参加者の皆様で積極的にkintoneの活用方法や事例を共有し、勉強していきたい。そういった思いで参加される方もいらっしゃると思うので、この行動規範やコミュニティへの貢献を大切にしていきたいです。

kintone×製造業コミュニティが目指すところ

「kintoneを使った生産現場カイゼンによって、成果をあげ続ける製造業を増やすこと」

このコミュニティは、キントーンチョットデキル人がkintoneをより深く使い、製造現場の業務改善に役立てるために知恵や試行錯誤のノウハウを共有し合うコミュニティです。
ですので、kintone導入したての方には少しヘビーな内容だったり、製造業に関わらない方には少しマニアックなことになるかもしれません。

そういった製造業のマニアックな人向けのコミュニティにはなってしまいますが、基本的にはどんな方でもご参加いただきたいと思っております。



というわけで、第1回のワイガヤ回はあっという間に時間が過ぎてしまいました。
とても楽しい時間でした。ありがとうございました。

運営に参加させていただいた私個人としては、たこれから次回以降もっともっとワイガヤできるようにコミュニティとして何ができるか考えながら、自身のファシリテーションスキルを上げていかなければと思った次第です。



最強寒波を吹き飛ばす熱いコミュニティがスタートしました!
これからもどうぞよろしくお願いいたします。

適格請求書発行事業者登録番号の収集をkintoneで

2023年10月からインボイス制度が始まります。
われわれ担当者にとってはなかなかに手の焼ける制度ではありますが、10月までに進めなければならないのが現実です。

インボイス制度とは
 売手である登録事業者は、買手である取引相手(課税事業者)から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません(また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります)。
 買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手(売手)である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存等が必要となります。

www.nta.go.jp

※ここではインボイス制度についての詳しい説明や対応について書くわけではありませんのでご了承ください。

適格請求書発行事業者登録番号の把握・管理


インボイス制度に対応するための準備として、今回のテーマは「適格請求書発行事業者登録番号」です。

【売り手】取引先に登録番号を通知する
【買い手】取引先の登録番号を集めて、管理する

詳しい説明は省きますが、これが必要になります。

自社の登録番号を相手に通知し、
相手の登録番号を収集し管理することが必要になります。

2023年になって番号の通知と依頼が取引先から届き始めました。
(当社でも早くしないといけないのですが)

予想はしていましたがやはりFAXや郵送で通知と依頼の紙が送られてきます。


FAXなら一斉送信でコストもかからない、ひな形も用意されていたり・・・
通知する側にはそれがベターな手段だと判断してしまうのかもしれません。

ただ管理側は、紙で番号を受け取って、管理ツールにそれを手入力するのでしょうか…

個人的には管理ツールへ番号の手入力は避けたいと思っています。
手間もかかるし、打ち間違いも発生するでしょうから。

なのでやはりこういったことから電子化していくという意識をもっていかなければなりませんね。


だったらkintoneで収集してしまおう


取引先の登録番号の収集を電子化しよう、ということで、kintoneでやることにしたのです。

顧問税理士さんに「アンケート形式」で依頼をすると良いとアドバイスをいただきました。

  1. インボイス制度対応する予定かどうか
  2. 課税事業者か免税事業者か
  3. 登録申請する予定はあるか
  4. あるなら登録番号
  5. ないなら登録しない理由

この辺りを盛り込んでアプリを作成します。



簡単なアプリを作成できたので、次のステップとして取引先にデータを入力してもらうためのWebフォームをフォームブリッジで作ります。
fb.kintoneapp.com


まとめ

これで自社の登録番号とフォームのURLをメールすれば、登録番号の通知と収集がペーパーレスになりそうです!

メールアドレスを知らなかったり、現代社会では信じがたいですがPCをお使いではない取引先さんもいらっしゃいますので100%電子化するのは不可能かもしれません。
ですが、「だからFAXで」「だから紙のままで」と言っていては何も進みません。

できるところから進めていかなくてはいけません。
こういう意識の改革が何より大切だと思います。

というわけで制度が始まる10月までにやっておかなければならないことの一つ、登録番号の収集のkintone化を考えてみました。

収集した番号をどうやって管理ツールに持っていくかが次の課題です。

自分なりの「すごくない」について語る


「すごくない」
「すごくなくていい」


これらは今我々の合言葉になっています。
すごくないアドベントカレンダー、すごくないアウトプット。
兎にも角にもすごくないを推しているこの頃です。

以前、すごくないアドベントカレンダー内でkintoneエバンジェリストほりさんが「すごくない」について書いてくれています。
note.com

・あなたがすごくないと思っていても、それは他の人にはすごいことであることもあるのです。
・誰かの何気ない発信から、改めて考え直すきっかけを与えるかもしれません。

本当にコレはその通りだと思います。
すごいかどうかを決めるのは自分ではないということ、そして自分の発言がどこで誰に刺さるかはわからないということ。

だからとにかく難しく考えず発信すること、これが大切なのですね。

私の「すごくない」


ここで私にとっての「すごくない」について書いておきます。

一言で表すならば「テンション」でしょうか。
私のとってのすごい、すごくないは気を張る、気持ちを入れるといったところにあります。

服装にたとえると分かりやすいかもしれません。

・部屋着
・普段着
・仕事着
・デートに着ていく服
・いい食事に着ていく服
・礼服
・その他

TPOに合わせて我々は服装を選びます。

この、「部屋着」や「普段着」こそがわたしの「すごくない」なのです。
ちょっとコンビニに行く、そんなときにわざわざネクタイを締めることがないのと同じように、Twitterやnoteだからと言って無理に気持ちを張らず、スーツに着替えることなく普段着のままで、思っていることや喋っていることをそのまま文章にする、それがすごくないアウトプットだと思っています。

スポーツについても同じことが言えます。
あくまでもこれは持論ですが、試合だからと気持ちを入れすぎると逆にいいパフォーマンスは出せません。
一瞬一瞬に最適な判断をするためには常に冷静に状況を見定めておく必要があります。そのために必要なのが練習時のような「平常心」なのだと思います。

人間練習の時が一番上手いんです。練習でいいパフォーマンスをしないと試合に出られませんから。
なので「すごくない状態」を保つということはとても重要だと個人的に思っている次第です。


「すごくない」コミュニティ


kintoneには素敵なコミュニティがたくさんあります。
そのコミュニティイベントの一つ一つを通じて楽しさや学びがあり、kintoneライフになくてはならないものであることは間違いありません。

ただ、「イベントに参加をする」ということで一つ気持ちを入れる必要があることも事実です。

そこで、もっと気軽に、普段着のままで参加できるコミュニティがあってもいいと思ったのです。

それが、「すごくないコミュニティ」です。

そのうちの一つに、「Gather」というツールで作ったバーチャルオフィスのようなものがあります。
元々はkintone界隈の忘年会会場として作成したものですが、忘年会終了後もオープンな状態になっています。
私はいつもそこに"出社"し、ほかに誰かが出社してきたら話をしたりチャットをしたりしています。

イベントを通じて学びや気づきをいただくことはたくさんあり、とても価値のあることです。
ですがさらに私がもう一つ思うのは、「課題や気づきは日常に落ちている」ということです。

何かをするために集まるのではなく、そこに行けば誰かがいる、ただそれだけの場所。
そこでそれぞれが自分の仕事や色々なことをしながらできる時にだけ交流する。
いつもの日常に少しだけ違う文化が入ってくることがある。
そんな日常の中で気づきや課題解決の糸口が見出せたら。

会社、職種、業種、立場、色々な垣根を越えてゆるくコミュニケーションをとる中でもしも有益な情報が交換できたり、新しい価値が生まれたりすれば面白いかもしれない・・・などと考えています。

オマケ


コンビニに行くにも必ずスーツに着替えるレジェンドも世の中にはいるんです・・・


それもこの方にとっては「すごくない」ことなんでしょう。

実はこれこそが私の目指すところではあるのです。

「自分ではすごいと思っていないけどみんなすごいと思ってる」
究極の姿はこれですね・・・。
日々精進します。


kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ~CData編 売上集計表の自動作成~

kintoneとPCAクラウドを連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。

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今回も、CData Connect CloudとkrewDataを使ったkintoneとPCAクラウドの連携方法を試していきます。

前回、CDataとPCAクラウドのコネクトが作成できたので、今回からkrewDataを使ってkintoneにデータを取り込んでみます。

今回やろうとしていることは、krewDataで PCAクラウドの売上伝票データを取り込み、各種売上集計表を作るフローを作成します。

krewDataコマンドの設定

まずは外部連携から「CData Connect Cloud入力」を設定していきます。



コマンドの設定を行うには、CData Connect Cloudのアカウントの登録が必要になります。



「サインイン」から「アカウントの追加」を選ぶと次の画面になります。

「Personal Access Token」はCDataで作成する必要があります。



CDataにて、Settings → Access Tokens → Create PAT に進むとPersonal Access Tokenが作成されます。





ここで重要なのはこの画面で必ずPersonal Access Tokenをコピーしておく必要があります。この画面を閉じると表示されないようになっているようです。

krewDataの画面に戻り、アカウント名と作成したPersonal Access Tokenを入力します。



これでサインインができたので、データソースを選択します。



krewDataとで取り込みたいConnectionを選択し、「取り込みたいテーブル」を選択します。

後述しますがCDataで取得するテーブル名と項目名がわかりにくいです。

今回必要なのは
売上伝票のヘッダー部分「inputSYK」
売上伝票の明細部分「inputSYKD」
この二つのkrewDataのコマンドをつかいます。




あとは通常のkrewDataと同じです。
CDataから取り込むために必要なフィールドを選びます。
IDをキーにアプリの結合して、取引先別、商品別に集計するフローをつくりました。



これを決まったスケジュールを設定しておけば、常に新しい集計表が作成されることになりました。


CDataを使ってみての感想

CDataを使う利点

取引先、商品、出荷先、直送先などのマスター、
伝票は受注伝票、売上伝票、仕入伝票や入金伝票など、
他では連携しきれないマスターや伝票まで連携できるようになりそうです。

krewDataのスケジュール実行を設定しておけば、常に最新データを自動更新することができます。

CDataを使う課題

コネクトの作成時やテーブル名や項目名が英語のみなので、初見だとなかなか設定のしにくささを感じました。

テーブル名や項目名に関しては、こちらのサイトに説明がありましたので、ここを参考にしていただくと良いかと思います。

cdn.cdata.com

まとめ

2022/12/10現在はkrewDataではデータの取得のみできるようなので、
PCAクラウド → kintoneの連携が可能になります。

krewDataを使うことが前提になるので、データの加工をしてからkintoneに取り込むことができます。

例えばkintoneアカウントは全社にあるがPCAアカウントは経理部門にしかないという環境でも、経理部門で入力した売上データを今回のように集計表を作って全社で共有するといういう用途に使えるなと思いました。

kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ~Yoom編 kintone→PCAの自動化~

kintoneとPCAクラウドや連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。


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前回YoomのマイアプリにPCAクラウドの会計と商魂が設定できたので、
今回からこれまでの課題をクリアするために、Yoomでできることを見て、実際にフローを組んで考えていきます。

連携の確認


前回はマイアプリの設定に成功しましたが、まだ実際には接続していなかったのでテストを兼ねてYoomとPCAクラウド商魂の接続のテストをしてみます。

まずはオペレーションタイプの設定から、「アプリと連携する」を選び、「PCAクラウド 商魂・商管」を選びます。




YoomでPCAクラウドと連携するフローを組むときに必ずやらなければならないことが2点あります。

1点目が、接続する「領域を選択する」というオペレーションを入れることです。
PCAクラウドは領域で契約するため、当社のように領域内に複数法人を設定しているところも多いと思います。



次に接続するデータ領域名を入力し、データセンターを選択します。
データ領域名はPCAクラウドのウィンドウのタイトルバーで確認できます。




テストをクリックし、接続に成功すると「null」が返ります。



次のオペレーションで、「取引先情報を取得」を選びます。



どうやら取引先情報は現在は一件のみの取得のようです。
複数取得したいときは「同じ処理を繰り返す」などのオペレーションで行うことになりそうです。



接続が成功し、取引先情報が取得できました。



そして2点目に必ずやらなければならないことは、「PCAクラウドからログアウト」のオペレーションを入れることです。
これを忘れるとエラーが発生し、次回再度マイアプリの登録の処理をしなければならなくなります。

成功すると「null」が返ってくるので保存します。



以上で取引先情報の取得のフローができました。



これでYoomとPCAクラウドの接続の流れは簡単にできるようになりました。


kintoneからPCAクラウドへのマスター登録


前回「PCAクラウド連携プラグイン for キントーン」を試した際、
マスターは PCAクラウド商魂→kintone
伝票は   kintone→PCAクラウド商魂

という流れにならざるを得ませんでした。

前回にも書いた通り、業務は一方通行で流れていってほしいので、
マスターの連携を伝票と同じkintone→PCAクラウドの流れでできるかどうか試してみます。

kintone→PCAのYoomのフロー

オペレーションからアプリの連携を選び、
得意先情報を登録のアクションからkintoneのフィールドとPCAクラウドの項目を当て込んでいくだけです。
※上記の「必ず入れる2点のオペレーション」は省略します。




これで設定は完了です。

で、今回kintoneの取引先マスターアプリに追加してからPCAクラウドに連携なので、アプリトリガーに「レコードが登録されたら(即時起動)」を設定します。




Webhookをkintoneのアプリ側に設定し、レコードを登録してみます。



PCAクラウド側に登録されました!


今回のまとめ


Yoomを使うことで、マスターのkintone→PCAクラウドの流れができました。

さらに、「アプリのレコードが追加されたとき」というトリガーでフローが動くため、
kintoneアプリにレコードを追加するとPCAクラウドに自動連携されるという理想的な動きが可能になりました。



「kintoneで1つPCAで2つの領域で管理問題」に関しては、登録した情報をどちらかの、もしくは両方の領域に登録する必要が出てきます。

それはkintoneのアプリにラジオボタンかドロップダウンで「D薬品株式会社・H製薬株式会社・両方」といったフィールドを配置し、値によって分岐できるようにYoomのフローを組む方法が考えられます。
(これはまだ試していません)



とにかく、Yoomを使うことで一方通行と自動連携が可能になるというのが大きなポイントになりそうです。

次回もYoomを使って連携を考えます。

kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ~CData編 コネクトの作成~

kintoneとPCAクラウドや連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。

note.com


今回は、CData Connect CloudとkrewDataを使ったkintoneとPCAクラウドの連携方法を試していきます。

CData Connect Cloudは100種類以上のSaaSクラウドDBとノンプログラミングで連携できるサービスです。

www.cdata.com

krewDataの2022年11月のアップデートにより、krewDataとCData Connect Cloudの連携が可能になったことで、
PCAクラウド → CData Connect Cloud → krewData → kintone
という方法でデータ連携が可能になりました。

blog-krew.grapecity.com

PCAクラウドのコネクトの設定


まずはCData Connect CloudにPCAクラウドのコネクトを設定していきます。

左上の「Add Connection」をクリックし、「PCA Sales」を選びます。



Connection Nameは任意の名前を付けます。
Data Centerはデータセンター名を入力します。
(関西DCは「west01」、関東DC「east01」AWSは「aws」)



Default Data Areaには接続する領域名を入力します。
領域名はPCAクラウドのウィンドウのタイトルバーで確認できます。




User、Passwordは普段のログインアカウントのID、パスワードを入力、
Service Id、Service PasswordはPCAからの「利用通知書」で確認します。



データセンター名を入力した画面の「Sign in」ボタンをクリックすると次の画面が立ち上がります。
ログインIDとパスワードを入力し、サービス認証をクリックします。



「データの利用を許可」し、



元の画面に戻り、右上の「Create & Test」をクリックし、
緑のポップアップが表示されるとコネクションの作成が成功です。




これでコネクションが追加されました!



サイトが日本語対応していないので少し戸惑うこともありましたが、
日本語対応のテクニカルサポートに依頼すれば色々なことがすぐに解決できました。


www.cdata.comwww.cdata.com





これでCData側の設定ができたので、次回の CData編はkrewDataのフローを組んでPCAとの連携を試してみます。