構想6か月のアプリがようやく完成した話 〜第1話 アプリの作成にあたって〜
アプリの構想を始めてから6ヶ月、悩みに悩んで作ったアプリが完成し、ようやく運用を開始することができました。
標準機能もプラグインも、JavaScriptも、kintoneだけではできないことはExcelも使用して。
- 分散していた情報の集約と共有
- タスクの見える化によるヌケモレの防止
- 他部署とのコミュニケーションと連携
- 誰が見てもわかりやすい使いやすいUI
こういったことが実現できるよう考えてできた全てをここに記していきたいと思います。
アプリの概要
概要としては、受注〜在庫引当〜出荷指図〜出荷までを一元管理するアプリです。
もともとそれぞれ1機能1アプリとして分かれていたアプリを一つにまとめる形で今回のアプリが出来上がりました。
アプリ作成までの経緯
1年前、担当者の退職に伴い、出荷指図業務が別の社員に引き継がれました。
前任者は出荷指図業務をメインにしていたため、その業務に関して大きな問題は未然に防げる状態でした。
それから2人がその業務を引き継ぎましたが2人ともに別の業務をメインにしており(営業と製造)、どうしてもメイン業務の合間に出荷指図業務をすることになるという状況になってしまいました。
その後、出荷指図の出し忘れ、間違った在庫の引当などのミスが多発することになります。
メイン業務が別にあることで責任感の欠如や確認作業の怠りなどが主な原因であると考えました。
本来であれば組織を再編成し、今までのようにメインとして出荷指図業務を行える担当者を選任すべきなのですが、零細企業としては人員の補充が最大の壁となってしまいます。
組織そのものを変えることは困難なので、
「システムでカバーできることはシステムで」
「人の目が必要なことは人の目で」
これらを明確にし、kintoneを用いて一連の業務を改善していこうと決めました。
アプリ作成にあたって考えたこと
このアプリを作成する上で悩んだのは、
フィールドの構成や他アプリとの連携みたいなことよりも、
それ以前の言わば「ワークフローにおけるkintoneの位置付け」
といったところにありました。
具体的には、以下の2点でした。
ワークフローの中で生じうる問題やミスをkintoneでどうカバーするか
kintoneの利点を活かすためどういったワークフローを構築するか
一般的によく言われる、
「業務をシステムに合わせるのか」
「システムを業務に合わせるのか」
このどちらからもアプローチできるのがkintoneの強みである反面、今回のこのアプリの作成においてはこの答えを出すだけでも時間がかかりました。
「業務の目的を実現するためにkintoneを使って業務システムを構築する」
真の目的は一連の業務の中でミスを減らす、未然に防ぐといったところにあります。
最近ようやく「デジタル元年」を迎えた当社では、システム慣れできていない人も多くいる。さらに今回は他部署が絡む業務なので、アプリありきのワークフローではなく、ワークフローの中でkintoneを最大限活用することが適切と考えました。
「現在行っているワークフローはなるべく維持しながらも、それぞれのプロセスをkintone化することで情報を一元化し、ヒューマンエラーや抜け漏れを防ぐ」
これを今回の業務改善のテーマとし、アプリ作成を進めていくことにしました。
つづく・・・
