有給休暇管理のkintone化 〜業務改善あるあるの壁〜
コロナの影響で有給休暇の申請から承認のフローと日数管理をkintone化したいという話、そこに立ちはだかる業務改善あるあるとは。
前回↓
申請アプリと管理アプリ
申請アプリ
申請アプリはシンプルに、申請～承認～総務確認で完了のシンプルなプロセス管理で。
下部には入力ミスがないように説明書を貼り付けました。
アカウントがなかった製造部には「製造部」アカウントを一つ追加し、製造部メンバーをドロップダウンで選ぶ形にしました。
このドロップダウンで選ぶ方法には問題があって、従業員の入退社があった場合に変更が大変！
最初はよかったんですが製造部がらみのアプリも増えてきたのでちょっと見直さないといけません。
※この課題解決は後日の記事としたいと思います。
有給休暇申請アプリ
管理アプリ
管理アプリに関しては、「申請アプリをデータベースにして取得日数を計算し、従業員マスタの入社日をもとに付与日数を計算して結びつける」ことを想定していたので、神プラグインkrewDataさんでフローを組むことにしました。
これによって無事有給休暇の申請から管理までをkintone化することができたわけです。
そして立ちはだかる「業務改善あるあるの壁」
せっかくkintone化が実現し、便利になったにもかかわらず、まだ紙で提出する人が出てきました。
全員にお知らせは流したけれど、やっぱりこういうことになるんだよな。
— きったん@元気があればなんでもできる (@KK80979809) 2021年8月18日
承認者も誰一人アプリでやれと言うことなくここまで回ってくる。
こういう体質や癖のようなものをどうするかなんだよなー。
自分でやって、見せて、発信し続けるしかないよね。 https://t.co/A9dQBatkCf pic.twitter.com/gqBVlNxR8c
おそらくどんな業務改善でも現れる、「今のままがいい」「変えたくない」という存在。
私はこれを業務改善あるあると呼んでいます。
kintoneでの運用開始を知らなかった。
kintoneを触るのが怖かった。
今までの流れを変えるのが嫌だった。
当該社員がどういうつもりで紙で提出したのかはわかりません。
ただこういった業務改善あるあるもしっかりと対策を練らなければなりません。
業務改善あるある対策方法
毎回この問題に対しては2通りの対策を取ります。
何としてもkintoneでやってもらう
今回は今までの方法で良しとしながら今後kintone化してもらうようアナウンスを続ける
1.何としてもkintoneでやってもらう場合
kintoneに入力することが目的の一つになっているもの（データベースとして使うアプリなど）は何としてもkintone化してもらわなくてはいけません。
個別に使用説明をしたりマニュアルを作成したりと、kintone慣れしてもらえるようにしなくてはいけません。
2.今回は今までの方法で良しとする場合
目的が別のところにありkintoneが手段の一つである時です。
今回の有給休暇申請も、紙であれkintoneであれ「有給休暇の取得」という目的は果たせるので、無理やりkintoneで申請するよう差し戻したりすることはしませんでした。
ただ次からはkintoneで申請してもらえるよう、
継続的にアナウンスすることや、申請用紙のコピーにかかるコスト等を見せることなどし、自主的にkintoneに向かってもらえるようにしました。
程なくして紙での申請がなくなり、完全にkintone化することができたのです。
まとめ
今回の「業務改善あるある」は厳しいものではなかったのですぐに解決しましたが、強固な現状維持派が現れた時にどう解決していくか、永遠の課題と言っても過言ではありません。
そしてまた次の改善に向かうのでした。
終
