きったんの、その一足が道となる

kintoneを使った業務改善の記録

面倒臭くて忘れがちな定期作業をYoomで自動化する


コロナウィルスが流行りだしてから、当社でも毎日の「体調チェック」をして記録するようになりました。

色々試したりしましたが最終的にはkintoneに「体調チェックアプリ」を作成し、出社する人は全員入力してもらうようになりました。

入力の壁


とはいえ、会社自体もそれほど重要なところに位置付けしておらず、他社に対して「キチンと体調チェックをしています」とアピールする程度のものではないかと思っています。

その日の体温などを計測して入力する必要はなく、日付、氏名、健康状態（良好・不良）を入力するだけでした。




そんなに重要視していないと分かってしまうと、面倒くさく思ってしまったり、入力を忘れてしまったりするわけですよね。

そうなると自動入力したいという思考になってしまうわけです。


自動化を考える


自動入力の方法も色々考えました。

一時期、「PAD(Power Automate Desktop)でkintoneアプリに新規レコードを登録するというフローを実行するExcelVBAをタスクスケジューラで平日9時に実行する」という手段をとっていました。

これは当時とてもよかったんですが、PADのアップデートによって動かなくなってしまいました。
順調にできていただけに残念でした。

そのほか何かいい方法はないかと模索していたところ、Yoomを試してみようと思ったわけです。
yoom.fun


フローボットの概要


Yoomには、「特定のスケジュールになったとき」というボットを起動する条件を指定することができるので、「平日の9時」という条件を設定します。




ここで問題なのが、祝日はもちろん、在宅勤務の日には入力する必要がないということ。
それをどういうフローで実現できるでしょうか。


例えば年間の祝日リストをデータベースにして、日付がそこに含まれるかどうかでフローを分岐するとか。

色々考えましたがとりあえず今回は簡単に、「自分に承認依頼を出す」ことにしてみました。



そして自分で承認を行うことでkintoneの体調チェックアプリにレコードが登録されるようになります。

フローの全体像は以下の通りです。（シンプル！！！）



レコードも無事登録されていました。



これで入力忘れをすることはなくなりそうですね！！

めでたしめでたし。


余談


そういえばPADで自動入力していた時、こんなことを言われたことがありました。




これがいいか悪いかは別として、「こういうことができることを知っているか知らないか」というのはとても重要なことですよね。
このアプリは入力項目が3つしかないのでそれほど入力に時間がかかるわけではありませんが、時間がかかる、面倒くさい、でも毎日やる作業がそんざいする。
それを少しでも自動化・効率化できたら・・・

少しでも働く環境を変えるため、こういった情報収集とチャレンジ精神は忘れてはいけませんね。