kintone×PCAクラウドの連携を試してみる ～はじめに 連携すべき理由と連携方法～
kintoneで色々なものが構築できてくると、
おそらく次に課題や願望が出てくると思います。
それは他システムやサービスとの連携ではないでしょうか。
そしてそれをより簡単に、シームレスにできるようにしたいと思うはずです。
そこで今回ようやく当社の業務で進めることができたkintoneと販管ソフトや会計ソフトとの連携について書いていきます。
はじめに
身の回りの業務をすべてkintoneで完結できればスマートかもしれませんが、それを実現させるにはそれなりの開発が必要になるでしょうし、維持やメンテナンスにもかなりの手間やコストがかかってくるはずです。
それならばkintoneはkintoneの良さや機能を活かしながら、専門的なところは専門のツールを使った方がいいのではというのが私の意見です。
例えば「請求書をkintoneで出力したい」ということを聞かれることがよくあります。
もちろんプラグインや連携サービスを使ってkintoneで「請求書の出力」をすることは可能です。
しかし請求業務というのは請求書の出力だけではなく、請求締や取消しなどの処理、入金の管理や消込なども必要になってくるでしょうし、
何よりインボイス制度や消費税率の変更などといった法改正にもアンテナを張っておかなからばならず、それを適切に対応できないといけないことになります。
そこまで自力でkintoneでやるぐらいなら、細かな機能や法改正にも対応できる販売管理ソフトを利用した方がはるかに効率的だということになります。
これは会計ソフトや給与計算ソフト等にも言えることです。
いわゆる「技術的には可能ですが・・・」というやつですね。
PCAクラウド
kintoneと会計ソフトなどの連携といえばfreeeやマネーフォワードなんですが、
当社で使用している販売管理ソフト、会計ソフト、給与計算ソフトは「PCAクラウド」です。
kintoneと連携できるfreeeやマネーフォワードにしなかったのは、
PCAクラウドに前会計ソフトから移行したのがkintone導入前だったから、というのと、
当社のややこしいことの一つに「製造の会社と販売の会社が別法人として存在している」ということがあります。
弊社は製造と販売の2法人あるからややこしい。決算が年2回あるのも吐き気するし、たとえばクラウドサービスは基本2社分契約する必要がある。
— きったん@踏み出せば、その一足が道となる (@KK80979809) 2022年11月9日
もちろんそうならないように工夫したり1契約で2法人使えるところ探したりするけど。実はこれが苦労するんよ。
PCAクラウドは「領域」で契約するので、領域内であればいくつでも法人が作れるという利点があるためPCAクラウドに決めたという経緯があります。
もちろん機能面も問題ないしクセがなく使いやすいのでPCAの導入は間違いではなかったと思っています。
やはり連携出来ないと勿体無い
PCAとkintoneを運用し始め、いろいろ問題も出てきました。
入力者が売上データをkintoneに入力後にPCAに入力するといった二重入力の手間、両者に存在するマスターといった問題です。
また、PCAは契約上、同時ログイン数に制限があったりと、単体で使うには課題があったので、
その辺りkintoneと連携することでデータの共有と業務の効率化を進められると思い、連携方法を模索していきました。
連携方法① csvでの連携
1番簡単なのは一方からcsvをエクスポートし、必要であれば成形してもう一方にインポートする方法です。
どちらからでもcsv出力することができます。
手間はある程度かかりますが「2回入力」することはなくなるので「同じデータを共有する」ことが可能になります。
csv連携で便利なのはプラグインの「krewData」です。
kintoneアプリからデータを成形してcsvや Excelで保存できます。
それをシステム側でインポートすれば連携完了です。
逆パターンとして、システムからエクスポートしたcsvを OneDriveなどのストレージに保存すると、そのcsvをkrewDataを利用してkintoneアプリにインポートできます。
そのフローを決まった頻度で実行するように設定すると、半自動での連携が可能になりますね。
