kintone経理 Chapter 1-03『経費精算をkintone化してみよう』
前回まで振替伝票、出納帳のkintone化を考えました。
今回は経費精算を考えてみます。
当社でも小口現金による経費精算が長く行われていました。現金の管理や出金の手間、色々なことを考えると改善したい業務でした。
小口現金管理の最高の効率化は、そのものをなくすことです。
コーポレートカードの導入や精算を振込にするなどといったことが考えられますが、
最初からそれを目指すと少し難易度が高く、社内での抵抗もあるかもしれないので、まずは小さな単位で、精算業務のkintone化から進めていきます。
kintone化するまでの精算方法
アナログ時代の経費精算といえば、申請用紙にレシートを貼り付けて…というイメージがあります。
当社の経費精算はもっと酷く、担当者がレシートだけを持ってくるというやり方でした。
そこから私がExcelに入力し、集計などの作業をしていました。
本当にひどい時には机の上にレシートが置いてあるだけで誰が使ったものかもわからず聞いて回る、なんてこともありました。（さすがに大説教しました）
これはやってられないと、改善を決意したわけです。
経費精算アプリを作成してみる
申請〜承認のワークフロー
精算の申請や承認のワークフローはkintoneのプロセス管理にて行えるようになります。
これこそがkintone化の意義です。
Chapter1-01でも書いたようなプロセス管理の設定で問題ないと思います。
アプリの構造今回のアプリ
このようなイメージです。
申請する内容はテーブル化しました。
今回のアプリの特徴はスマホ、タブレットから申請できる点です。
添付ファイルフィールドとタップするとカメラを起動させるか写真を選択するか選べるので、スマホで写真を撮ってレコードを登録し、申請ができるようになります。
これで簡単に申請業務のkintone化ができました。
今後の課題
今回は申請のみをkintone化しました。
そこからの経理作業はこれから考えていかなくてはなりません。
集計、仕分けデータの作成や振込にする際の振込データの作成など、手間のかかる作業がkintoneで完結できればとても楽になります。
そのためにも、今後どういう展開をしていくのか、どんな連携をしていこうと考えているかを想定した上でのアプリ設計をしていくことが大切ですね。
